De statuten gelden als de grondwet van de vereniging. Ze beschrijven de rechten en plichten van de leden en van het bestuursorgaan, ze structureren de vereniging, … Ze bepalen ook wie lid kan worden van de vzw en van het bestuursorgaan.

De stichtende leden krijgen een grote vrijheid om de statuten van hun vzw op te stellen.

De statuten moeten schriftelijk worden vastgesteld. Dat kan via een onderhandse akte, dus enkel in aanwezigheid van de stichters, of via een authentieke akte opgemaakt bij een notaris.

De wet vereist dat de statuten ten minste in twee exemplaren worden opgemaakt. De tekst moet verschillende verplichte vermeldingen bevatten.

Wanneer de stichters de statuten van de vzw hebben vastgelegd en ondertekend, moeten zij een aantal formaliteiten afhandelen vooraleer de statuten kunnen worden bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad. Een vzw verwerft rechtspersoonlijkheid op de dag waarop ze haar statuten en de akten over de benoeming van de bestuurders neerlegt bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Vanaf die datum bestaat de vzw als volledig rechtssubject.

De statuten kunnen later nog worden gewijzigd.

Verplichte vermeldingen

De volgende vermeldingen in de statuten zijn verplicht:

• De term ‘vereniging zonder winstoogmerk’ of de afkorting ‘vzw’.
• De naam van de vzw. Deze mag u vrij kiezen, al mag er geen andere vereniging of stichting bestaan met dezelfde naam. U kunt dit controleren via de databank van het Belgisch Staatsblad.
• De aanduiding van het Gewest waarin de zetel van de VZW is gevestigd. De zetel van een Belgische vzw moet in België gelegen zijn, wat niet betekent dat een vereniging niet in het buitenland mag werken.
• Het belangeloos doel dat de vzw nastreeft en de activiteiten die zij tot voorwerp heeft.
• De voorwaarden en formaliteiten voor de toetreding en de uittreding van leden.
• De rechten en plichten van een toegetreden lid.
• De bevoegdheden en de wijze van bijeenroeping van de algemene vergadering, en de manier waarop haar besluiten aan de leden en aan derden wordt meegedeeld.
• Regels over de benoeming en de ambtsbeëindiging van de bestuurders. Ook regels over de duur van hun mandaat zijn verplicht.
• Bepalingen over de eventuele mogelijkheid die bepaalde personen hebben om de vzw te vertegenwoordigen en/of het dagelijks bestuur van de vzw uit te oefenen.
• Het minimumaantal leden.
• Het maximumbedrag van de bijdrage voor hen die willen toetreden tot de vzw.
• Het belangeloos doel waaraan de VZW, bij haar ontbinding, het vermogen moet bestemmen.
• De duur van de vzw als deze niet onbeperkt is.

Sancties als de statuten onvolledig zijn

Volgens de wet kan de nietigheid van de vzw worden uitgesproken wanneer de volgende vermeldingen ontbreken in de statuten:

• de naam en de aanduiding van het Gewest waarin de zetel van de vereniging is gevestigd;
• de nauwkeurige omschrijving van het belangeloos doel dat de vzw nastreeft en van de activiteiten die dienen om dat doel te bereiken.

De vzw kan ook gerechtelijk worden ontbonden.

Formaliteiten na de ondertekening van de statuten

Zodra de stichtende leden de statuten van de vzw hebben opgesteld en ondertekend, moeten zij deze neerleggen op de griffie van de ondernemingsrechtbank, bevoegd voor de plaats waar de zetel van de vzw is gevestigd.

Ook de akten over de benoeming van de bestuurders moeten er worden neergelegd. Hetzelfde geldt voor de eventuele akten over de benoeming van de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, van de personen gemachtigd om de vzw te vertegenwoordigen en van de commissarissen.

Sinds februari 2012 kan de neerlegging van de oprichtingsakte op elektronische wijze gebeuren met behulp van een eID-kaartlezer, en wel via www.egriffie.be

Alle net opgesomde neergelegde stukken moeten verschijnen in het Belgisch Staatsblad. U moet deze publicatie via een ad-hocformulier aanvragen en dit document vervolgens richten aan de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank. U moet de bekendmakingskosten vooraf betalen aan het Belgisch Staatsblad. Op de site van het Belgisch Staatsblad vindt u meer inlichtingen over de formulieren en hoe u ze moet invullen.

U kunt dit formulier en de nodige informatie ook krijgen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank of wat betreft de elektronische neerlegging bij de helpdesk van het Belgisch Staatsblad (e-helpdesk@just.fgov.be – 0800 98 809).

Daarna maakt de griffie het verzoek tot bekendmaking over aan het Belgisch Staatsblad.

Binnen de 30 dagen vanaf de ondertekening van de statuten moeten zij worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Het is wel zo dat zolang de statuten niet zijn neergelegd bij de ondernemingsrechtbank, de vereniging niet over rechtspersoonlijkheid beschikt. Tot de neerlegging wordt ze beschouwd als een ‘vereniging in oprichting’.

Verwerving van rechtspersoonlijkheid

Een vzw verwerft rechtspersoonlijkheid op de dag waarop ze haar statuten en de akten over de benoeming van de bestuurders neerlegt bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Vanaf die datum bestaat de vzw als volledig rechtssubject.

Tussen de oprichting en het tijdstip waarop de vzw rechtspersoonlijkheid krijgt, kan een periode verstrijken. Tijdens deze periode kan de vzw toch al een beperkt aantal handelingen verrichten:

• materiaal aankopen;
• een gebouw huren;
• een bankrekening openen;
• personeel aanwerven.

Tenzij anders wordt overeengekomen, zijn diegenen die deze verbintenissen sluiten persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk.

Er bestaat echter een uitzondering op deze regel, namelijk als de vzw:

• rechtspersoonlijkheid verwerft binnen de twee jaar die volgt op het ontstaan van een verbintenis;
• en deze verbintenis bekrachtigt binnen de drie maanden na het verwerven van de rechtspersoonlijkheid.
  De griffie van de ondernemingsrechtbank kent een ondernemingsnummer toe aan elke nieuw opgerichte vzw.

De statuten wijzigen

De bevoegdheid om de statuten van een vzw te wijzigen, is voorbehouden aan de algemene vergadering.

Het bestuursorgaan moet de leden ten minste vijftien dagen voor de datum van de algemene vergadering bijeenroepen. De agenda en de voorgenomen statutenwijzigingen moeten uitdrukkelijk in de oproeping zijn vermeld. De term ‘wijziging statuten’ volstaat in dit geval niet.
Een algemene vergadering kan pas op een geldige wijze een beslissing nemen over een statutenwijziging als ten minste twee derde van de vaste leden op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn (quorum). In de statuten kan een strenger quorum zijn bepaald. Wanneer het quorum niet wordt bereikt, kan een tweede algemene vergadering worden bijeengeroepen. Die kan dan beraadslagen en besluiten ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Er moeten tussen de twee vergaderingen ten minste 15 dagen zitten.

Voor een statutenwijziging is ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen vereist. Als de wijziging betrekking heeft op het voorwerp of het belangeloos doel van de vzw, is het vereiste stemquorum vier vijfde van de uitgebrachte stemmen. Hetzelfde quorum geldt voor de ontbinding van de vzw. Ook hier kunnen de statuten voorzien in een strenger quorum.

Als de algemene vergadering de statutenwijziging aanneemt, moet zij die samen met een gecoördineerde tekst van de statuten neerleggen op de griffie van de ondernemingsrechtbank.

De griffie van de ondernemingsrechtbank deelt de statutenwijziging mee aan het Belgisch Staatsblad met het oog op de bekendmaking ervan. Hiervoor moet de vzw opnieuw een ad-hocformulier gebruiken.